Postępującą technologia w postaci rozwiązań chmurowych oraz zmiana w modelu organizacyjnym i sposobie funkcjonowania firm na rzecz pracy zdalnej wymusza na przedsiębiorcach ochronę zasobów nie tylko finansowych, ale także informacji.

Utrata danych lub ich wyciek wiążą się z realnym ryzykiem – od wysokich kar za naruszenie przepisów RODO, przez utratę zaufania klientów, po zakłócenia w codziennym funkcjonowaniu firmy.

W tym artykule przedstawiamy praktyczne zasady ochrony i zabezpieczenia danych w środowisku B2B. Wyjaśniamy, jak klasyfikować informacje biznesowe, wybierać bezpieczne miejsca przechowywania danych oraz wdrażać skuteczne szyfrowanie – zarówno danych spoczywających (at rest), jak i przesyłanych (in transit). Omawiamy również zarządzanie kluczami kryptograficznymi, tworzenie kopii zapasowych oraz monitorowanie incydentów. Celem artykułu jest wsparcie właścicieli firm, menedżerów IT i specjalistów ds. zgodności w skutecznym ograniczaniu ryzyka oraz spełnianiu wymagań prawnych i organizacyjnych.

Jakie znaczenie ma ochrona danych w firmie?

Ochrona danych w firmie to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów prawa, ale przede wszystkim kwestia stabilności biznesu i zaufania klientów. Informacje firmowe – takie jak dane kontrahentów, dokumentacja finansowa, know-how czy korespondencja handlowa – mają realną wartość operacyjną i strategiczną. Ich utrata lub nieautoryzowany dostęp może sparaliżować działalność, narazić firmę na straty finansowe, a w skrajnych przypadkach nawet doprowadzić do jej upadłości.

Rosnąca liczba cyberataków, w tym przypadki szantażu, wycieków danych i złośliwego oprogramowania szyfrującego (ransomware), pokazuje, że zagrożone są nie tylko duże korporacje. Małe i średnie przedsiębiorstwa często stają się celem ataków właśnie dlatego, że nie posiadają rozbudowanych systemów zabezpieczeń. Brak zabezpieczenia danych zwiększa ryzyko nie tylko strat operacyjnych, ale także konsekwencji prawnych — szczególnie w kontekście przepisów RODO i ustawy o ochronie danych osobowych.

Warto również pamiętać, że dane to zasób, którym firma operuje na co dzień: przechowuje je, przetwarza, udostępnia wewnętrznie i na zewnątrz. Każdy z tych procesów wiąże się z potencjalnym zagrożeniem. Dlatego właściwa ochrona danych – poprzez kontrolę dostępu, szyfrowanie, backup czy audyty – powinna być stałym elementem strategii zarządzania ryzykiem w każdej organizacji.

Z punktu widzenia kontrahentów i klientów, dbałość o bezpieczeństwo danych świadczy także o profesjonalizmie firmy. Przedsiębiorstwa, które wykazują się odpowiedzialnością w tym obszarze, budują silniejszą pozycję rynkową i przewagę konkurencyjną.

Jak można klasyfikować dane?

Klasyfikacja danych to proces przypisywania informacji do określonych kategorii na podstawie ich wartości biznesowej, wrażliwości i poziomu ryzyka w przypadku nieautoryzowanego dostępu. Dzięki niej możliwe jest skuteczniejsze zarządzanie bezpieczeństwem informacji oraz stosowanie adekwatnych środków ochrony.

Poniżej przedstawiamy najczęściej stosowane poziomy klasyfikacji danych w firmach:

Dane publiczne (informacje jawne)

To dane, które mogą być swobodnie udostępniane na zewnątrz bez ryzyka dla firmy. Przykłady:

• Treści marketingowe (np. opisy produktów)

• Informacje prasowe

• Publiczne raporty finansowe

Dane wewnętrzne (informacje służbowe)

Dostępne tylko dla pracowników i współpracowników. Ich ujawnienie nie powoduje poważnych strat, ale może zaszkodzić reputacji firmy lub utrudnić działanie operacyjne. Przykłady:

• Procedury operacyjne

• Notatki ze spotkań wewnętrznych

• Dane kontaktowe pracowników

Dane poufne (informacje wrażliwe)

Wymagają ograniczonego dostępu. Ich ujawnienie może spowodować straty finansowe, naruszenie prywatności lub złamanie przepisów prawa. Przykłady:

• Dane klientów i kontrahentów

• Umowy handlowe

• Wynagrodzenia

Dane ściśle poufne (informacje krytyczne)

Najwyższy poziom ochrony. Są to dane, których wyciek lub utrata mogą mieć poważne konsekwencje prawne, finansowe lub strategiczne. Przykłady:

• Klucze kryptograficzne i dane logowania do systemów produkcyjnych

• Plany rozwoju produktów

• Dane finansowe przed publikacją

Kryteria klasyfikacji danych

• Wrażliwość prawna – np. zgodność z RODO, ustawą o ochronie danych osobowych, NDA

• Wartość biznesowa – wpływ na przewagę konkurencyjną

• Zakres dostępu – kto powinien mieć dostęp i w jakim zakresie

• Potencjalne ryzyko – skutki nieautoryzowanego ujawnienia, modyfikacji lub utraty danych

Dobrze wdrożona klasyfikacja danych pozwala firmie świadomie zarządzać ryzykiem, optymalizować koszty zabezpieczeń i spełniać wymagania regulacyjne. To podstawa dla dalszych działań związanych z szyfrowaniem, archiwizacją i kontrolą dostępu.

Przed czym ma chronić szyfrowanie danych?

Szyfrowanie danych to jedna z podstawowych metod ochrony informacji. Jej celem jest uniemożliwienie odczytu treści danych osobom nieuprawnionym – nawet jeśli te dane zostaną przechwycone, skopiowane lub skradzione. Szyfrowanie nie zapobiega samemu dostępowi fizycznemu do danych, ale skutecznie zabezpiecza ich treść przed ujawnieniem.

Oto najważniejsze zagrożenia, przed którymi chroni szyfrowanie:

Nieautoryzowany dostęp do danych

Dzięki szyfrowaniu nawet w przypadku naruszenia systemu lub kradzieży nośnika (np. dysku, laptopa, pendrive’a) dane pozostają nieczytelne bez odpowiedniego klucza deszyfrującego. To kluczowe w przypadku pracy mobilnej, zdalnej i korzystania z chmury.

Kradzież danych w trakcie transmisji (tzw. man-in-the-middle attack)

Szyfrowanie transmisji danych — np. za pomocą protokołów TLS/SSL lub VPN — zabezpiecza informacje przesyłane przez sieć przed przechwyceniem. Dotyczy to m.in. e-maili, połączeń z serwerami czy sesji użytkownika w systemach online.

Utrata integralności danych

Niektóre metody szyfrowania (np. z użyciem podpisów cyfrowych lub funkcji skrótu) umożliwiają weryfikację, czy dane nie zostały zmienione lub sfałszowane. Pomaga to chronić informacje przed manipulacją lub podmianą.

Wyciek danych z backupów i archiwów

Szyfrowanie danych archiwalnych, kopii zapasowych i obrazów dysków zabezpiecza firmę na wypadek nieautoryzowanego dostępu do zasobów przechowywanych offline lub w chmurze. To szczególnie istotne przy korzystaniu z usług zewnętrznych dostawców.

Spełnienie wymogów prawnych i regulacyjnych

W wielu branżach (np. finansowej, medycznej, technologicznej) szyfrowanie danych jest wymagane przepisami prawa lub normami bezpieczeństwa (RODO, HIPAA, ISO/IEC 27001, PCI-DSS). Brak szyfrowania może prowadzić do sankcji administracyjnych i odpowiedzialności cywilnej.

Szyfrowanie nie zastępuje innych mechanizmów bezpieczeństwa, takich jak kontrola dostępu, segmentacja sieci czy audyt IT. Jednak stanowi ich istotne uzupełnienie — zwłaszcza w sytuacjach, gdy dane mogą opuścić bezpieczne środowisko firmy. To bariera, która skutecznie uniemożliwia odczyt danych przez osoby trzecie — nawet jeśli inne zabezpieczenia zawiodą.

Wymagania prawne, regulacje i standardy dotyczące ochrony danych w Polsce

Firmy działające w Polsce są zobowiązane do przestrzegania szeregu przepisów prawnych i norm międzynarodowych regulujących ochronę danych osobowych oraz bezpieczeństwo informacji. Poniżej przedstawiamy kluczowe akty prawne i standardy, które mają zastosowanie w kontekście bezpiecznego przechowywania i szyfrowania danych firmowych.

RODO (GDPR) – Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych

• Obowiązuje we wszystkich krajach UE, w tym w Polsce.

• Dotyczy każdej organizacji, która przetwarza dane osobowe osób fizycznych.

• Nakłada obowiązek wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu ochrony danych.

• Szyfrowanie danych wskazane jest jako jeden z rekomendowanych środków ochrony w art. 32 RODO.

• W razie naruszenia danych, brak szyfrowania może wpłynąć na kwalifikację zdarzenia jako incydentu wymagającego zgłoszenia do UODO (Urząd Ochrony Danych Osobowych).

Ustawa o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000)

• Uzupełnia RODO w zakresie krajowym.

• Określa kompetencje Prezesa UODO i procedury krajowe związane z przetwarzaniem danych osobowych.

• Dotyczy również administratorów danych i podmiotów przetwarzających działających na terenie Polski.

ISO/IEC 27001 – Międzynarodowa norma zarządzania bezpieczeństwem informacji

• Standaryzuje procesy związane z oceną ryzyka, kontrolą dostępu, szyfrowaniem i zarządzaniem incydentami.

• Wdrożenie systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISMS) zgodnie z ISO 27001 nie jest obowiązkowe, ale znacząco poprawia poziom bezpieczeństwa i może stanowić przewagę w przetargach lub audytach.

• W Polsce często stosowana w sektorze finansowym, medycznym, IT i administracji publicznej.

PCI DSS – Payment Card Industry Data Security Standard

• Obowiązuje firmy przetwarzające dane kart płatniczych.

• Nakazuje m.in. szyfrowanie danych posiadaczy kart, zabezpieczenie transmisji, kontrolę dostępu i monitoring aktywności.

• W Polsce standard ten stosowany jest w e-commerce, fintechach i wszędzie tam, gdzie obsługiwane są płatności kartowe.

KRI – Krajowe Ramy Interoperacyjności

• Obowiązują podmioty publiczne w Polsce.

• Nakładają obowiązek stosowania zabezpieczeń zgodnych z zasadami bezpieczeństwa informacji, w tym szyfrowania, backupu i zarządzania tożsamością.

• Podstawą prawną jest rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r.

Ustawa o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa

• Zobowiązuje operatorów usług kluczowych (np. energetyka, transport, zdrowie, bankowość) do wdrażania środków technicznych i organizacyjnych chroniących przed incydentami.

• Dotyczy także tzw. dostawców usług cyfrowych.

• Obejmuje m.in. obowiązek raportowania incydentów, przeprowadzania audytów i wdrażania systemów ochrony danych.

Jak bezpiecznie przechowywać dane?

Bezpieczne przechowywanie danych to nie tylko kwestia technologii, ale przede wszystkim świadomego podejścia do zarządzania informacją. W praktyce oznacza to zapewnienie ciągłego dostępu do danych osobom uprawnionym oraz ich ochronę przed utratą, nieautoryzowanym dostępem i uszkodzeniem – niezależnie od tego, czy są przechowywane lokalnie, czy w chmurze.

Pierwszym krokiem jest wybór odpowiedniego środowiska przechowywania. W wielu firmach dane wciąż są gromadzone na serwerach lokalnych, co daje większą kontrolę, ale wymaga zaawansowanych zabezpieczeń fizycznych i logicznych. Z kolei rozwiązania chmurowe oferują elastyczność i skalowalność, jednak wymagają szczególnej uwagi w zakresie konfiguracji, polityk dostępu i szyfrowania.

Równie istotna jest segmentacja danych i ograniczenie dostępu wyłącznie do osób, które ich potrzebują. Zasada „minimum uprawnień” (ang. least privilege) pozwala ograniczyć ryzyko wewnętrznych naruszeń i przypadkowego ujawnienia informacji. W połączeniu z rejestrowaniem dostępu i monitorowaniem aktywności użytkowników stanowi skuteczny sposób na kontrolę nad tym, co dzieje się z danymi w firmie.

Nieodzownym elementem bezpiecznego przechowywania danych są regularne kopie zapasowe. Backup powinien być wykonywany cyklicznie i przechowywany w odseparowanym środowisku – najlepiej zaszyfrowanym. Należy też okresowo testować proces przywracania danych, aby upewnić się, że w razie awarii możliwe będzie szybkie odzyskanie pełnej funkcjonalności systemu.

Istotną rolę odgrywa także ochrona fizyczna nośników danych. Urządzenia mobilne, zewnętrzne dyski czy serwery muszą być przechowywane w sposób uniemożliwiający ich kradzież lub dostęp osób trzecich. Dotyczy to również sprzętu wycofywanego z eksploatacji – dane należy wcześniej bezpiecznie usunąć lub fizycznie zniszczyć nośnik.

Bezpieczne przechowywanie danych to proces ciągły, który wymaga aktualizacji polityk, szkolenia pracowników i dostosowywania zabezpieczeń do zmieniających się warunków technicznych i prawnych. To inwestycja nie tylko w zgodność z przepisami, ale przede wszystkim w ciągłość działania i zaufanie klientów.

Jak i kiedy szyfrować dane?

Szyfrowanie danych powinno być integralnym elementem strategii bezpieczeństwa w każdej firmie. Kluczowe pytanie nie brzmi: „czy szyfrować?”, ale „jak i kiedy to robić, aby ochrona była skuteczna i proporcjonalna do wartości danych”.

Szyfrowanie danych w spoczynku (data at rest)

Dotyczy wszystkich danych przechowywanych na nośnikach fizycznych – na serwerach, dyskach lokalnych, komputerach, kopiach zapasowych czy w chmurze. Celem jest uniemożliwienie ich odczytu przez osoby nieuprawnione, nawet w przypadku fizycznej kradzieży nośnika lub przełamania zabezpieczeń.

Szyfrowanie at rest stosuj, gdy:

• Przechowujesz dane osobowe lub poufne informacje biznesowe,

• Używasz dysków zewnętrznych, laptopów lub nośników USB,

• Tworzysz backupy lokalnie lub w chmurze,

• Korzystasz z serwerów współdzielonych lub środowisk publicznych.

Najczęściej stosuje się tu szyfrowanie całych dysków (np. BitLocker, FileVault) lub szyfrowanie na poziomie plików i baz danych (np. EFS, transparent data encryption w SQL Server).

Szyfrowanie danych w tranzycie (data in transit)

Chroni dane przesyłane między systemami, np. podczas logowania do systemów, korzystania z usług online, przesyłania e-maili czy pracy zdalnej. Obejmuje zarówno sieci wewnętrzne, jak i publiczny internet.

Szyfrowanie in transit stosuj, gdy:

• Wysyłasz dane przez sieć (np. API, e-maile, formularze),

• Korzystasz z usług SaaS lub rozwiązań chmurowych,

• Pracownicy zdalni łączą się z firmowymi zasobami,

• Obsługujesz płatności online lub dane klientów.

Typowe narzędzia to szyfrowane protokoły (TLS/SSL, HTTPS, SFTP, VPN) oraz klienty poczty wspierające PGP lub S/MIME. Wewnętrzne systemy również powinny korzystać z szyfrowanej komunikacji między usługami.

Szyfrowanie danych w użyciu (data in use)

To mniej powszechny, ale coraz ważniejszy obszar. Dotyczy sytuacji, gdy dane są aktywnie przetwarzane w pamięci operacyjnej aplikacji lub systemu. W tym przypadku stosuje się rozwiązania takie jak szyfrowanie funkcjonalne (homomorficzne), izolacja środowisk (np. enclaves, sandboxing) lub ograniczenia dostępu na poziomie aplikacyjnym.

Dobre praktyki szyfrowania

• Używaj silnych, aktualnych algorytmów (np. AES-256, RSA 2048+).

• Zarządzaj kluczami szyfrującymi oddzielnie od danych (np. w HSM lub chmurowym KMS).

• Regularnie rotuj klucze i ogranicz ich dostępność tylko do wybranych systemów.

• Monitoruj procesy szyfrowania i wdrażaj mechanizmy weryfikacji integralności danych.

Szyfrowanie powinno być stosowane na wszystkich etapach cyklu życia danych – od momentu ich powstania, przez transmisję i przechowywanie, aż po ich archiwizację i usuwanie. W połączeniu z innymi elementami polityki bezpieczeństwa (dostępy, backup, monitoring) stanowi skuteczną barierę chroniącą informacje firmowe przed nadużyciami i utratą.

Zarządzanie kluczami kryptograficznymi

Samo szyfrowanie danych nie wystarczy, jeśli klucze kryptograficzne – czyli elementy niezbędne do odszyfrowania informacji – nie są odpowiednio chronione. Zarządzanie kluczami kryptograficznymi (ang. Key Management) to krytyczny element każdej strategii bezpieczeństwa informacji. Niewłaściwe przechowywanie, nadawanie dostępu lub brak rotacji kluczy może prowadzić do poważnych naruszeń, nawet jeśli szyfrowanie zostało technicznie poprawnie wdrożone.

Zarządzanie kluczami to cały cykl życia klucza kryptograficznego – od jego wygenerowania, przez bezpieczne przechowywanie, kontrolę dostępu i rotację, aż po jego dezaktywację i zniszczenie. Każdy z tych etapów powinien być ściśle kontrolowany i zgodny z przyjętymi politykami bezpieczeństwa.

Nawet najlepszy algorytm traci wartość, jeśli klucz znajduje się w niepowołanych rękach. Dlatego każda firma, która szyfruje dane – niezależnie od skali – powinna traktować zarządzanie kluczami jako element krytyczny dla bezpieczeństwa operacyjnego i zgodności z przepisami.

Jak bezpiecznie przechowywać i szyfrować dane w firmie - podsumowanie

Bezpieczne przechowywanie i szyfrowanie danych firmowych to dziś nie opcja, lecz konieczność. Utrata kontroli nad informacjami może prowadzić do realnych strat finansowych, naruszenia przepisów prawa oraz poważnego uszczerbku na reputacji firmy. Odpowiednie klasyfikowanie danych, stosowanie szyfrowania w spoczynku i w transmisji, zarządzanie kluczami kryptograficznymi oraz regularne backupy to fundamenty skutecznej strategii ochrony informacji.

Współczesne środowisko biznesowe – szczególnie w modelu B2B – wymaga świadomych decyzji w zakresie cyberbezpieczeństwa. Wdrożenie odpowiednich procedur i narzędzi nie tylko wzmacnia odporność organizacji na zagrożenia, ale także zwiększa zaufanie klientów, partnerów i audytorów.

Co dalej?

Zacznij od audytu bezpieczeństwa danych – sprawdź, gdzie Twoja firma przechowuje dane, kto ma do nich dostęp i czy są odpowiednio zabezpieczone.
Zastosuj szyfrowanie tam, gdzie ma to największe znaczenie – zwłaszcza w obszarach ryzyka i zgodności z RODO.
Potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu skutecznej strategii ochrony danych? Skontaktuj się z naszym zespołem. Doradzimy, jak dobrać odpowiednie narzędzia, zabezpieczyć kluczowe obszary i zminimalizować ryzyko – niezależnie od wielkości Twojej firmy. Nawet proste zmiany mogą realnie zwiększyć poziom bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.