W ostatnich latach nowe rodzaje wirusów komputerowych i coraz częstsze cyberataki towarzyszą niemal każdej firmie, niezależnie od rozmiaru czy branży. Dlatego tak ważne jest ustanowienie z wyprzedzeniem odpowiednich środków ostrożności, takich jak najlepsze praktyki w zakresie cyberbezpieczeństwa dla firm i plan reagowania na sytuacje awaryjne. Niestety bardzo często przedsiębiorcy decydują się na zabezpieczenie danych i archiwizację dopiero po tym, jak dotknie ich cyberatak lub poważna awaria. Po co jednak czekać aż przydarzy się utrata danych?

Archiwizacja nie tylko pomaga chronić dane przed zagrożeniami, ale także wspiera organizacje w utrzymaniu zgodności z regulacjami prawnymi, takimi jak RODO czy przepisy branżowe. Dzięki dobrze zaplanowanemu systemowi archiwizacji firmy mogą szybko odzyskać potrzebne informacje, minimalizując ryzyko strat finansowych i operacyjnych. W tym artykule przyjrzymy się, dlaczego archiwizacja jest kluczowym elementem strategii bezpieczeństwa danych, jakie metody stosować oraz jakie wyzwania się z nią wiążą.

Co to jest archiwizacja danych?

Archiwizacja danych to proces długoterminowego przechowywania informacji w sposób uporządkowany i zabezpieczony. W przeciwieństwie do tworzenia kopii zapasowych, które mają na celu szybkie przywrócenie danych w przypadku awarii, archiwizacja koncentruje się na zachowaniu danych na przyszłość, często przez wiele lat.

Głównym celem archiwizacji jest optymalizacja przestrzeni na serwerach operacyjnych oraz zapewnienie łatwego dostępu do danych, które mogą być potrzebne w przyszłości – na przykład do celów prawnych, analitycznych lub historycznych. Firmy archiwizują dokumenty, korespondencję, pliki klientów, dane transakcyjne czy raporty, aby spełnić wymagania regulacyjne i zabezpieczyć się przed utratą kluczowych informacji.

Archiwizacja może być realizowana w różnych formach, takich jak:

• Archiwizacja lokalna – przechowywanie danych na fizycznych nośnikach (dyski twarde, serwery, taśmy magnetyczne).

• Archiwizacja w chmurze – przechowywanie danych na zewnętrznych serwerach dostawców usług chmurowych.

• Archiwizacja hybrydowa – łączenie metod lokalnych i chmurowych dla zwiększonego bezpieczeństwa i dostępności.

Dobrze zaplanowana strategia archiwizacji pomaga firmom chronić swoje zasoby przed utratą, a jednocześnie ułatwia zarządzanie danymi i optymalizację kosztów ich przechowywania.

Dlaczego archiwizacja jest kluczowa dla bezpieczeństwa danych?

Współczesne firmy gromadzą ogromne ilości danych – od dokumentów finansowych po dane klientów i raporty operacyjne. Ich utrata może prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak przerwy w działalności i funkcjonowaniu, utrata zaufania klientów czy problemy prawne. Archiwizacja danych odgrywa kluczową rolę w strategii bezpieczeństwa, zapewniając ochronę przed różnymi zagrożeniami.

Ochrona przed utratą danych

Archiwizacja pozwala na bezpieczne przechowywanie danych przez długi czas, chroniąc je przed przypadkowym usunięciem, awarią sprzętu czy błędami ludzkimi. Dzięki niej firmy mogą odzyskać istotne informacje nawet po wielu latach.

Zabezpieczenie przed cyberatakami i ransomware

Ataki ransomware, w których cyberprzestępcy szyfrują dane i żądają okupu za ich odblokowanie, stają się coraz powszechniejsze. Regularna archiwizacja pozwala firmom przywrócić zasoby bez konieczności płacenia okupów i minimalizuje skutki takich ataków.

Zachowanie zgodności z przepisami prawnymi

Wiele branż podlega rygorystycznym regulacjom dotyczącym przechowywania danych, np. RODO, HIPAA czy ustawy podatkowe. Archiwizacja umożliwia spełnienie wymagań dotyczących przechowywania dokumentacji przez określony czas oraz łatwy dostęp do niej w przypadku audytów czy kontroli.

Ciągłość działania firmy

W sytuacji awarii systemu, utraty dostępu do danych operacyjnych lub katastrofy (np. pożaru serwerowni), dobrze zaplanowana archiwizacja pozwala szybko odzyskać kluczowe informacje i zapewnić płynność działania firmy.

Ograniczenie kosztów przechowywania danych operacyjnych

Nie wszystkie dane muszą być dostępne w systemach operacyjnych na bieżąco. Archiwizacja pozwala przenieść starsze, rzadko używane dane do tańszych i mniej obciążających systemów przechowywania, co optymalizuje koszty i poprawia wydajność infrastruktury IT.

Możliwość analizy historycznych danych

Dzięki archiwizacji firmy mogą przechowywać dane przez długi czas i wykorzystywać je do analizy trendów, raportowania czy porównań z wcześniejszymi okresami. To szczególnie ważne w branżach finansowej, medycznej czy badawczej.

Archiwizacja danych odpowiedzią na cyberzagrożenia

Jak już wspomniano, polskie firmy zbyt rzadko dbają o zabezpieczenie danych, nie wykonując kopii zapasowych lub wykonując je sporadycznie. W związku z tym, gdy nagle mają do czynienia np. z atakiem ransomware, polegającym na zaszyfrowaniu plików klienta, tracą kluczowe dane lub są zmuszone zapłacić hakerom okup bez gwarancji ich odzyskania. Liczba ataków ransomware z roku na rok rośnie i dotykają one zarówno dużych, jak i małych firm. W przypadku małych i średnich organizacji pojedynczy cyberatak może doprowadzić nawet do całkowitego bankructwa. Ataki hakerów nie są jednak jedynym powodem, dla którego warto archiwizować dane. Ważnym aspektem jest chociażby RODO – według przepisów RODO każda firma jest zobowiązana do odpowiedniego przechowywania (i zabezpieczenia) przetwarzanych danych.

Warto przeczytać: Sposoby na ograniczenie cyberslackingu w firmie

Archiwizacja baz danych odgrywa ogromne znaczenie również w codziennym funkcjonowaniu firmy. Zgubiony laptop czy awaria komputera mogą spowodować, że cała organizacja traci dostęp np. do danych handlowych. Najlepszym zabezpieczeniem przed utratą plików i baz danych księgowych jest, oprócz kopii zapasowej, archiwizacja danych.

Archiwizacja a kopia zapasowa

Pojęcie archiwizacji często mylone jest właśnie z backupem. Backup, czyli kopia zapasowa, polega jednak na tworzeniu kopii bezpieczeństwa zawierającej najważniejsze pliki, podczas gdy archiwizacja to przenoszenie danych w inne miejsce pamięci masowej, w celu ich zabezpieczenia. Oba rozwiązania są wdrażane przez specjalistów, ważne jednak, aby były aktualizowane na bieżąco i całkowicie automatyczne.

Rodzaje archiwizacji danych

Archiwizacja danych może przybierać różne formy w zależności od potrzeb firmy, rodzaju przechowywanych informacji oraz poziomu bezpieczeństwa, jaki chce się osiągnąć. Poniżej przedstawiamy najważniejsze rodzaje archiwizacji.

Ze względu na lokalizację przechowywania

a) Archiwizacja lokalna

Dane są przechowywane na fizycznych nośnikach w siedzibie firmy lub w jej infrastrukturze IT.

Zalety:

• Pełna kontrola nad danymi

• Szybki dostęp do zarchiwizowanych informacji

• Brak konieczności korzystania z zewnętrznych dostawców

Wady:

• Ryzyko utraty danych w wyniku awarii sprzętu, pożaru lub kradzieży

• Konieczność inwestowania w infrastrukturę IT

Przykłady nośników:

• Dyski twarde (HDD, SSD)

• Serwery lokalne

• Taśmy magnetyczne

W tym artykule przeczytasz o lokalnej archiwizacji danych na serwerach Qnap NAS.

b) Archiwizacja w chmurze

Dane są przechowywane na serwerach dostawców usług chmurowych, takich jak Google Drive, AWS, OneDrive czy Dropbox.

Zalety:

• Dostęp do danych z dowolnego miejsca

• Automatyczne kopie zapasowe i aktualizacje

• Redukcja kosztów infrastruktury IT

Wady:

• Uzależnienie od dostawcy usług

• Ryzyko naruszenia prywatności danych

• Potrzeba stabilnego połączenia internetowego

c) Archiwizacja hybrydowa

Łączy zalety archiwizacji lokalnej i chmurowej – część danych przechowywana jest na lokalnych nośnikach, a kopie zapasowe trafiają do chmury.

Zalety:

• Wysoki poziom bezpieczeństwa

• Możliwość szybkiego dostępu do danych lokalnie

• Redukcja ryzyka utraty danych

Wady:

• Wyższe koszty wdrożenia

• Konieczność zarządzania dwoma systemami archiwizacji

 

Ze względu na sposób przechowywania

a) Archiwizacja statyczna

Dane są przechowywane w niezmienionej formie przez długi czas, bez możliwości edycji.

Zastosowanie:

• Przechowywanie faktur, umów, dokumentacji medycznej

• Zabezpieczanie danych wymaganych przez prawo

b) Archiwizacja dynamiczna

Dane mogą być modyfikowane i aktualizowane, ale starsze wersje są nadal przechowywane.

Zastosowanie:

• Systemy zarządzania dokumentami (DMS)

• Rejestry operacyjne firm

 

Ze względu na metodę archiwizacji

a) Archiwizacja pełna

Polega na kopiowaniu i przechowywaniu całego zbioru danych.

Zalety:

• Kompleksowe zabezpieczenie informacji

• Możliwość pełnego odtworzenia systemu

Wady:

• Zajmuje dużo miejsca

• Długi czas wykonywania archiwizacji

b) Archiwizacja przyrostowa

Zapisywane są jedynie zmiany dokonane od ostatniej archiwizacji.

Zalety:

• Oszczędność miejsca

• Szybsze procesy archiwizacji

Wady:

• Odtworzenie danych wymaga wielu plików

• Może być bardziej skomplikowane niż archiwizacja pełna

c) Archiwizacja różnicowa

Tworzy kopie wszystkich zmian od ostatniej pełnej archiwizacji.

Zalety:

• Mniejsze wykorzystanie zasobów niż przy pełnej archiwizacji

• Łatwiejsze odtwarzanie niż w archiwizacji przyrostowej

Wady:

• Zajmuje więcej miejsca niż archiwizacja przyrostowa

Archiwizacja danych - podsumowanie

Archiwizacja danych, czyli ich przeniesienie na inny nośnik, to najważniejsza kopia, zawierająca konkretne pliki. Zarchiwizowane dane powinny więc być jednocześnie maksymalnie zabezpieczone i dostępne w każdej chwili. Należy je również odpowiednio skatalogować, aby można je było w razie potrzeby łatwo i szybko odszukać. Zalety archiwizacji danych:

• Dostosowanie się do przepisów, które wymagają odpowiedniego przechowywania pewnych danych przez określony okres.
• Bezpieczeństwo plików i danych firmowych.
• Większy komfort pracy.

Archiwizacja danych to nie tylko sposób na oszczędność miejsca czy optymalizację systemów IT, ale przede wszystkim kluczowy element strategii bezpieczeństwa. Dzięki niej firmy mogą chronić swoje informacje przed utratą, spełniać wymogi prawne, zabezpieczać się przed cyberzagrożeniami i zapewniać ciągłość działania. Regularne wdrażanie i utrzymywanie skutecznej polityki archiwizacji powinno być priorytetem każdej organizacji dbającej o bezpieczeństwo swoich zasobów.

Zadbaj o bezpieczeństwo swoich danych już dziś!

Nie ryzykuj utraty cennych informacji – wdrożenie skutecznej archiwizacji to klucz do ochrony firmy. Sprawdź, jakie rozwiązania najlepiej pasują do Twojego biznesu i zabezpiecz swoje dane przed awariami, cyberatakami i nieprzewidzianymi sytuacjami. 

Jesteśmy firmą z wieloletnim doświadczeniem i oferujemy kompleksową obsługę informatyczną firm.

Skontaktuj się z nami, a pomożemy dobrać najlepszą strategię archiwizacji!